Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

Tot ce trebuie să știi înainte de a alege o soluție de monitorizare a consumului

Odată familiarizat cu funcționalitățile și cu beneficiile unui sistem de monitorizare prin GPS în gestionarea flotei, este firesc să vrei să știi ce criterii să ai în vedere înainte de a-l achiziționa, cât de compatibil este un astfel de sistem cu necesitățile actual ale companiei tale și cum îl poți adopta.

Parcurgând acest articol, vei afla răspunsul la cele mai importante întrebări, printre care:

Ce îneamnă un sistem GPS bun?

Cum îl aleg?

Cum poate fi implementat?

Cum pot reduce cheltuielile cu ajutorul unui sistem GPS?

Cum altfel pot fi folosite sistemele GPS în afacerea mea?

Pentru început, este important să înțelegi ce fel de sistem de monitorizare prin GPS poate fi considerat calitativ și o opțiune bună pentru compania ta. 

Ce înseamnă un sistem GPS bun?

Pe lângă funcții de bază, precum:

  • Determinarea și monitorizarea locației vehiculelor;
  • Verificarea distanței acestora în raport cu o adresă;
  • Primirea notificărilor atunci când mașinile se mișcă în afara orelor sau ariei stabilite. 

Este important ca un un sistem de monitorizare prin GPS să aibă:

  • Un hardware și un software ușor de folosit – multe sisteme de monitorizare prin GPS sunt realizate pentru un anumit gen de afacere sau de flotă, de cele mai multe ori de dimensiuni mari. Găsirea unui sistem potrivit este esențială.
  • Servicii de calitate pentru clienți – un sistem de suport și ghidare în implementarea și folosirea software-ului, precum și în soluționarea problemelor, este la fel de important precum calitatea și adaptabilitatea produsului în sine. 
  • Prețuri avantajoase și costuri transparente – în funcție de necesități, o selecție variată de planuri (lunare, anuale sau altele) îți poate oferi flexibilitate în luarea deciziilor și în schimbări ulterioare. Un alt aspect important în ceea ce privește cheltuielile îl constituie evitarea costurilor ascunse. Un sistem GPS bun, de la un brand de încredere, nu ar trebui, sub nicio formă, să aibă costuri nespecificate în ofertă, iar în acest scop, citirea cu atenție a termenilor și a condițiilor este stringent necesară. 

Cum îl aleg?

  1. Costuri ascunse

După cum am menționat, transparența prețurilor este esențială în alegerea unui sistem de monitorizare prin GPS de încredere. Altfel, prețul final inițial sau adunat cu taxe recurente ascunse poate depăși cu mult așteptările și se poate dovedi a fi o risipă mare de bani. 

  1. O interfață și un software ușor de utilizat

Accesibilitatea informațiilor și coordonarea lor eficientă depinde, într-o foarte mare măsură, de modul de operare al sistemului și de cât de adaptabil este unor activități variate, dar mai ales, cât de simplu de utilizat este pentru cei nefamiliarizați cu domeniul IT.

  1. Un program actualizat, cu funcții relevante

O mare parte din tehnologia GPS prezentă pe piață nu este actualizată și nu mai răspunde unor nevoi din realitatea prezentă. Uită-te mereu după rata de actualizări realizate de sistemul GPS pentru a te asigura că acestea are loc măcar de 4 ori pe an. Mai asigură-te de relevanța și de accesibilitatea interfeței prin review-uri și, în mod direct, prin încercări gratuite.

Cum poate fi implementat?

  1. Cum va arăta procesul de instalare?

Odată aleasă compania și produsul dorit, va trebui să comunici marca și modelul mașinilor sau al bunurilor pe care vrei să le monitorizezi pentru a asigura o configurare adecvată a software-ului. Cei mai mulți comercianți oferă opțiuni de instalare asistată sau instalare automată. Alege o companie felxibilă, care se poate mula pe programul tău, pentru o colaborare de lungă durată. 

  1. De ce fel de training voi avea parte?  

Un training sau o inițiere în modul de funcționare al programului este esențial în asigurarea unei implementări ușoare și eficiente. De cele mai multe ori, vei avea opțiunea să parcurgi sesiuni de training live, cu un instructor, sau sub forma unor tutoriale video. Parcurgând, în mod asistat, toate materialele necesare înțelegerii funcționării programului, timpul de implementare, de adaptare și de familiarizare cu noul sistem de operare va fi redus considerabil. 

  1. Voi avea mereu disponibil un sistem de suport pentru clienți?

Majoritatea companiilor ce oferă servicii de monitorizare printr-un sistem pe bază de GPS asigură ghidare constantă și soluționarea sau găsirea alternativelor în cazul defecțiunilor tehnice. Ai în vedere, atunci când urmărești să cumperi un astfel de produs, ca sistemul de suport să fie unul solid, centrat pe specialiști pricepuți atât în domeniul suportului oferit, cât și în a asculta cu atenție și în a a-și oferi ajutorul cu multă răbdare. 

Vrei să afli informații personalizate pentru afacerea ta despre procesul de implementare și alte informații relevante?

Cum pot reduce cheltuielile cu carburanții cu ajutorul unui sistem GPS

  1. Kilometri în scop business vs kilometri în scop personal
  • Delimitarea tipurilor de rută 

Planificarea unui regulament intern pentru delimitarea rutelor în scop business vs în scop personal este esențială și poate fi foarte accesibilă prin intermediul unui sistem de monitorizare prin GPS, prin:

  • declararea rutelor personale – cu ajutorul unui buton „ON/OFF” ce va fi montat pe bordul autoturismului și care va fi integrat în sistemul de monitorizare a vehiculului; 
  • folosirea unei aplicații mobile ce comunică cu dispozitivele GPS, prin intermediul cărora șoferii își vor putea declara kilometrii parcurși în scop personal
  • Filtrarea kilometrilor prin intermediul rapoartelor 

Unul dintre avantajele majore ale unui sistem de monitorizare prin GPS este accesul la o serie variată de rapoarte, bazate pe colectarea și procesarea datelor în timp real. Prin intermediul acestora, poți coordona mult mai ușor și eficient flota, îmbunătățind totodată nivelul de responsabilitate al angajaților.

În plus, prin rapoartele de analizare a consumului se pot realiza estimări de buget cât mai precise și se pot lua măsuri pentru eliminarea cauzelor consumului în exces.

  1. Micșorarea costurilor de întreținere 

Pentru a micșora costurile de întreținere, tot ce trebuie să faci este să ai o abordare preventivă. Cu un sistem de monitorizare prin GPS, vei putea beneficia de alarme personalizate, ce te vor anunța cu suficient timp înainte, pentru a plăti taxele precum asigurările sau pentru schimbarea unor componente necesare mașinii. 

Astfel cu cât este mai atent folosită, cu atât mașinii îi vor scădea costurile de întreținere, și implicit- vei economisi o sumă importantă de bani. 

  1. Optimizarea rutelor

Gândește-te câtă risipă de combustibil face un singur șofer, în momentul în care greșește un traseu și trebuie să se întoarcă din drum, să-l refacă sau atunci când nu găsește locațiile unde trebuie să ajungă și se învârte în cerc sau staționează cu motorul pornit până se dumirește. Aceste lucruri se pot întâmpla chiar și de mai multe ori în aceeași zi. 

Vestea bună este că poți elimina sau diminua mult astfel de întâmplări, economisind combustibilul, cu un sistem de monitorizare al flotei auto. Pe lângă salvarea unor resurse costisitoare, salvezi și timpul de lucru al șoferilor. În acest mod, flota devine mult mai eficientă, iar afacerea ta mult mai productivă! 

  1. Îmbunătățirea stilului de condus- reducerea riscurilor de accidente

Comportamentul neadecvat la volan nu-i pune doar pe șoferii tăi în pericol, ci și pe ceilalți participanți la trafic. Accidentele trebuie reduse cât mai mult, căci acestea aduc daune flotei, din cauza reparațiilor costisitoare, și a nivelului (ulterior) scăzut de încredere acordat de către clienții potențiali și existenți. 

În plus, depășirea limitei de viteză, accelerarea neadecvată sau nemotivată și alte  tendințe asemănătoare în fața volanului cresc atât riscul de accidentare, cât și nivelul de consum al combustibilului. Acest lucru înseamnă pierderi materiale ce nu își au rostul. Monitorizarea stilului de condus al șoferilor și corectarea acestuia previne astfel de scenarii. 

Astfel, pe lângă gestionarea în timp real a combustibilului, un sistem de monitorizare își poate aduce contribuția la îmbunătățirea tuturor operațiunilor și a bugetelor aferente. Prin folosirea echipamentelor de citire și interpretare a consumului de combustibil, incluse într-un astfel de sistem, calcularea consumului de combustibil va fi mult mai exactă.

  1. Îmbunătățirea comunicării

De multe ori, se întâmplă să vrei să le comunici șoferilor actualizări ale rutelor, orarelor sau sarcinilor. Poți face asta foarte ușor și eficient cu ajutorul unei aplicații mobile ce permite astfel de lucruri. Poți chiar urmări șoferii, în timp real, pe hartă, și ai posibilitatea de a vedea cine este mai aproape de un punct de interes. Astfel, poți atribui sarcini și ghida până la destinația potrivită șoferul care poate interveni cel mai rapid.

Vrei să știi ce va însemna asta pentru afacerea ta în mod special? 

Cum altfel pot fi folosite sistemele GPS în afacerea mea

  1. Organizare

Comunicarea în timp real între coordonatori și șoferi permite o adaptare continuă la noi informații și la schimbări neprevăzute, luarea celor mai bune decizii, cât și o viziune de ansamblu a tuturor operațiunilor. 

  1. Siguranță 

Monitorizarea activității șoferilor la volan, în raport cu regulile prestabilite de condus și de asigurare a bunei funcționări a mașinii – aduce cu sine o respectare mai bună a regulilor din trafic și o scădere considerabilă a riscului de accidente. 

  1. Întreținere

Fiind mereu la curent cu starea vehiculului și având opțiunea de a seta alarme pentru a-ți aminti de plătirea taxelor și de alte necesități – vei evita cheltuielile suplimentare, amenzile, cât și orice problemă legată de funcționalitatea mașinilor flotei. 

  1. Productivitate

Prin monitorizarea stilului de condus și prin identificarea șoferilor și ținerea evidenței în ceea ce privește activitatea acestora – vei reuși să îți responsabilizezi echipa, astfel încât sarcinile de lucru vor fi realizate atât în modul cel mai sigur, cât și în timpul cel mai scurt. 

  1. Bază de date

Un software ce comunică cu dispozitivele GPS și cu serverul principal poate analiza și interpreta datele legate de activitatea flotei, făcându-le apoi disponibile pe o platformă accesibilă coordonatorilor. Pe baza acestora se pot realiza apoi rapoarte de activitate diverse.

Cu alte cuvinte

Un sistem de monitorizare prin GPS te poate ajuta în tot ce presupune activitatea ta de manager de flotă, oferindu-ți opțiuni variate pentru a reduce cheltuilelile și a eficientiza activitatea echipei din teren. 

În plus, un sistem de monitorizare bun este ușor de utilizat, adaptabil priorităților companiei tale și cerințelor actuale de pe piață și este acompaniat de tot sprijinul și toată ghidarea de care ai nevoie în implementarea și folosirea sa pe termen lung.

În articolul următor, vei descoperi mai multe despre o soluție de consum potrivită pentru toate tipurile de flotă – poate chiar și pentru a ta. 

Până atunci, sperăm că aceste informații îți vor fi de un real folos, iar pentru și mai multe lucruri benefice pentru compania ta, te invităm să te abonezi la Newsletter-ul nostru și să fii mereu la curent cu tot ce înseamnă monitorizarea și coordonarea eficientă a unei afaceri.

P.S: Dacă ești curios în legătură cu soluția de consum menționată, poți arunca un ochi aici pentru a vedea ce înseamnă. Pentru o înțelegere adecvată însă, ne vedem data viitoare!