Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

Tot ce trebuie sa știi despre monitorizarea prin GPS

Ai auzit probabil adesea despre monitorizarea prin GPS, fiind o tehnologie foarte prezentă în viețile noastre. Iar sistemele de monitorizare și-au făcut mai mult ca sigur cunoscută prezența dacă lucrezi în domeniul auto sau deții flote. 

Poate ai auzit chiar despre cât de folositoare sunt în coordonarea flotelor sau a echipelor din teren și că sunt investiții din ce în ce mai comune.

Cum funcționează însă, de la A la Z? Sunt potrivite și pentru compania ta?

Află exact ce presupune monitorizarea prin GPS și cât de mult te poate ajuta:

  1. Tehnologie
  2. Utilizări frecvente 
  3. Este legal?
  4. Statistici despre automatizarea flotelor
  5. Cum alegi un sistem de monitorizare
  6. Funcții de bază
  7. Beneficii 
  8. Ce probleme rezolvă
  9. Ce va însemna pentru compania ta
  10. Pe scurt

1. Tehnologie

Ce este și cum operează un sistem de monitorizare prin GPS

O viziune de ansamblu

  1. GPS – Global Positioning System – este un Sistem Global de Poziționare bazat pe o rețea de sateliți ce orbitează în jurul Pământului. 
  2. Această rețea de sateliți sau rețea GNSS (Global Navigation Satellite System / Sistem Global de Navigare prin Sateliți) comunică cu dispozitivele GPS pentru a le transmite informații legate de locație, direcție, timp sau viteză. 
  3. Monitorizarea prin GPS se realizează prin intermediul unui dispozitiv instalat direct pe vehicul, pe un echipament sau pe o persoană. Astfel, se poate determina locația și înregistra mișcarea obiectului sau persoanei în cauză.

Cum funcționează un dispozitiv de monitorizare a vehiculelor

  1. Dispozitivul GPS instalat pe vehicul transmite date precum locația, timpul sau viteza de deplasare serverului principal.
  2. Serverul stochează și procesează informațiile primite și le face accesibile pe o interfață sau platformă ușor de utilizat. 
  3. Responsabilul de flotă sau de echipă din teren folosește platforma pentru a analiza sau configura informațiile disponibile.

Componentele unui dispozitiv GPS sunt: 

  • Un receptor GPS pentru localizare;
  • Un modem GSM care transmite datele înregistrate de dispozitiv sistemului software;
  • Un conector CAN-BUS pentru citirea condiției vehiculului în timp real (nivelul și consumul de carburant, viteza etc);
  • O unitate centrală pentru colectarea și interpretarea adecvată a datelor;

Așa arată dispozitivele GPS, cunoscute și drept dispozitive telematice:

2. Utilizări frecvente

Cum este folosit un sistem de monitorizare prin GPS?

  1. În scop militar – la origini, sistemele GPS au fost o invenție militară dată spre folosul publicului larg în anul 1983. Și în ziua de astăzi, cadrele militare folosesc tehnologia GPS pentru monitorizarea trupelor, a avioanelor și a altor tipuri de vehicule. 
  2. În cazul persoanelor dispărute – prin detectarea GPS-ului telefonului persoanei dispărute sau prin monitorizarea ariilor acoperite de către echipele de salvare.
  3. În activitățile de zi cu zi – folosirea aplicațiilor tip hărți (Google Maps), a funcției de localizare a telefonului pentru navigare, cumpărături personalizate și multe alte întrebuințări uzuale. 
  4. În monitorizarea vehiculelor – când ne gândim la un sistem GPS, îl asociem cel mai probabil cu mașinile sau cu coordonarea flotelor auto – cu obiectele și sectorul unde o astfel de tehnologie a jucat un rol esențial în modernizarea și creșterea exponențială a eficienței. Prin instalarea unor dispozitive GPS, coordonatorii parcurilor auto au acces în timp real la locația șoferilor, la traseul parcurs și la informații relevante despre activitățile realizate.  

Care sunt potențialii utilizatori?

  1. Flotele de orice dimensiune 

Toate tipurile de flotă pot beneficia de pe urma unui sistem de monitorizare prin GPS, indiferent de număr sau de raza de acoperire necesară. În plus, acesta se poate adapta unor vehicule de dimensiuni variate – de la cele standard la camioane – și poate răspunde nevoilor unor industrii și activități diverse. 

  1. Industriile axate pe activitățile flotelor auto sau a echipelor din teren, precum:
  • Distribuție. În domeniul distribuției de mărfuri, optimizarea rutelor este esențială. Un sistem GPS oferă posibilitatea de a seta rutele în funcție de numărul de comenzi sau alte nevoi. 
  • Transport. Alocarea vehiculelor și identificarea șoferilor este o provocare pentru transport și livrări. Acompaniat de un software adecvat, un sistem GPS simplifică procesul și evită încurcăturile.
  • Construcții. Aici, monitorizarea consumului este esențială în reducerea costurilor. În plus, utilajele și echipamentele valoroase au mereu un risc ridicat de furt. Printr-o monitorizare constantă însă, riscul este înlăturat iar costurile operaționale sunt reduse.

3. Este legal?

Atât timp cât respecți anumiți parametri, monitorizarea prin GPS este perfect legală. 

Cu alte cuvinte, dacă:

  • Deții vehiculul sau bunul monitorizat;
  • Angajaților le este adus la cunoștință faptul că sunt monitorizați;
  • Monitorizarea are loc doar în timpul orelor de lucru și doar în scop business.

Un sistem de monitorizare prin GPS poate fi utilizat într-o gamă variată de activități și industrii. Descoperă mai multe aici. 

4. Statistici despre automatizarea flotelor

Indiferent de circumstanțele în care își desfășoară activitatea flota ta, studiile confirmă faptul că un sistem de monitorizare prin GPS te ajută să economisești considerabil și să-ți ușurezi munca.

G2, recunoscuți pentru expertiza în domeniul software-urilor de tip business oferă o perspectivă clară și sigură asupra efectului automatizării flotelor la nivel global.

Astfel, în mod deloc surprinzător: 

  • 54% dintre managerii care au optat pentru un sistem de monitorizare a flotei s-au bucurat de o creștere de 54% a calității serviciilor pentru clienți;
  • 42% dintre aceștia au observat o scădere a incidentelor din trafic;
  • 55% dintre flotele monitorizate au semnalat o reducere considerabilă a costurilor în urma monitorizării; 

Chiar și în spațiul românesc, mulți antreprenori de succes apelează în număr tot mai mare la soluții automatizate de management al flotei. Chiar peste 50% au optat pentru astfel de servicii în ultimii ani, iar numărul este în continuă creștere. 

5. Cum alegi un sistem de monitorizare

Ce înseamnă un sistem de monitorizare bun, calitativ, potrivit nevoilor unei flote?

Pentru a lua cea mai bună decizie, trebuie să ai în vedere câteva criterii esențiale. Astfel, pe lângă funcții de bază, precum:

  • Determinarea și monitorizarea locației vehiculelor;
  • Verificarea distanței acestora în raport cu o adresă;
  • Primirea notificărilor atunci când mașinile se mișcă în afara orelor sau ariei stabilite. 

Este important ca un un sistem de monitorizare prin GPS să aibă:

  • Un hardware și un software ușor de folosit;
  • Prețuri avantajoase și costuri transparente; 
  • Un program actualizat, cu funcții relevante;
  • Un proces de instalare clar și ghidat;
  • Un training cuprinzător și eficient;
  • Un sistem de suport bine pus la punct atât pentru perioada inițială, cât și post-implementare, pe toată durata contractuală. 

Găsești aici, detaliate, toate aceste criterii pentru a te asigura că investiția ta va merita din plin. 

6. Funcții de bază

Dispozitivele GPS instalate pe vehicule transmit în permanență informații accesibile coordonatorilor. Acestea:

  • Localizează și identifică vehiculul și șoferul în timp real;
  • Actualizează traseul în timp real; 
  • Asigură comunicarea ideală, astfel încât, tu vei economisi timpul irosit în planificări ulterioare și vei avea flexibilitate în schimbările de rute sau de sarcini.
  • Identifică tipul de rută și kilometrii parcurși.

Planificarea unui regulament intern pentru monitorizarea rutelor este esențială și poate fi foarte accesibilă prin intermediul unui sistem de monitorizare prin GPS, prin:

  • declararea rutelor personale; acest lucru se poate face cu ajutorul unui buton „ON/OFF” ce va fi montat pe bordul autoturismului și care va fi integrat în sistemul de monitorizare a vehiculului; 
  • folosirea unei aplicații mobile ce comunică cu dispozitivele GPS, prin intermediul cărora șoferii își vor putea declara kilometrii parcurși în scop personal;

Această delimitare va eficientiza procesul de stabilire și de monitorizare a rutelor, atât în ceea ce privește organizarea activităților, cât și gestionarea consumului. Printre altele, aceasta va:

  • Delimita timpul folosit în scop personal de cel folosit în scop business; 
  • Ține evidența turelor șoferilor;
  • Contribui la gestionarea costurilor cauzate de kilometri parcurși în scop personal. 
  • Genera rapoarte complexe de activitate    

Unul dintre avantajele majore ale unui sistem de monitorizare prin GPS este accesul la o serie variată de rapoarte, bazate pe colectarea și procesarea datelor în timp real.

Prin intermediul acestora, poți coordona mult mai ușor și eficient flota, îmbunătățind totodată nivelul de responsabilitate al angajaților.

Aceștia vor trebui să răspundă pentru timpii de staționare în exces, pentru comportamentul neadecvat din trafic și pentru sarcinile neîndeplinite la timp. 

În plus, prin rapoartele de analizare a consumului se pot realiza estimări de buget cât mai precise și se pot lua măsuri pentru eliminarea cauzelor consumului în exces.

Printre altele, cele mai folositoare rapoarte pe care un sistem de monitorizare prin GPS le oferă în acest scop sunt:

  •  Foaia de Parcurs

Cu ajutorul unei foi de parcurs automatizate vei ști când sunt depășite vitezele, intervalele orare de utilizare a mașinii, limitele pentru staționări, zonele în care este permisă utilizarea mașinii, inclusiv consumul de carburant – oferindu-ți un raport precis și foarte detaliat.

Toate acestea pot fi setate pentru fiecare vehicul în parte sau pentru un grup de vehicule, ales de tine. Tot Foaia de Parcurs îți arată și raportul dintre consum în staționare și consum în mișcare.

  •  Sumar Flotă

În cazul în care vrei să vezi un raport de activitate al flotei, ai opțiunea de Sumar Flotă. Astfel, poți analiza, pe o perioadă aleasă de tine, kilometrii parcurși, timpii de staționare cu motorul pornit/oprit, consumul de carburanți, etc.

Mai mult decât atât, poți crea un raport personalizat, astfel încât să îți aduni informațiile de care ai nevoie și pe care ți le dorești. 

  •  Consum Carburant 

Prin dispozitivele instalate pe mașini, știi mereu care este condiția acestora și a rezervorului de combustibil. Analizarea tendințelor în ceea ce privește irosirea carburanților va rezulta într-un timp scurt în prevenirea unor cheltuieli mari și repetitive.

  1. Tehnologie performantă de citire și interpretare a datelor 

Monitorizarea vehiculelor în timp real, a condiției acestora și a datelor de consum și, mai apoi, centralizarea informațiilor în rapoarte complexe necesită un echipament adecvat, cu toate funcțiile necesare.

Printre cele mai bune astfel de echipamente, incorporate în sistemele de monitorizare, se numără echipamentele telematice ce au la bază un cititor CAN BUS. 

Acestea transmit informații direct din bordul mașinii, informații importante despre starea vehiculului, precum:

  • Localizarea pe hartă;
  • Citirea consumului de carburant;
  • Date despre turație;
  • Utilizarea frânei, a ambreiajului sau a pilotului automat.

7. Beneficii

  1. Reducerea costurilor operaționale

Monitorizarea constantă a activităților din teren înseamnă comunicare, dar mai ales coordonare în timp real, ceea ce se traduce prin flexibilitate în luarea deciziilor, în schimbarea rutelor, în organizarea timpului și în delegarea sarcinilor. O astfel de flexibilitate poate însemna o economisire considerabilă a resurselor și o scădere pe măsură a investițiilor financiare. 

  1. Reducerea consumului de carburanți

Luarea deciziilor în timp real îți va permite să eviți drumurile inutile, sarcinile în așteptare atunci când există agenți liberi și multe alte situații de acest fel ce înseamnă, în primul rând, un consum mare de carburant. În plus, prin monitorizarea stilului de condus al șoferilor – tot ce înseamnă viteză, tendință de frânare și alte obiceiuri – se va eficientiza folosirea combustibilului și se vor evita alte costuri suplimentare.  

  1. Optimizarea rutelor

Gândește-te câtă risipă de combustibil face un singur șofer, în momentul în care greșește un traseu și trebuie să se întoarcă din drum, să-l refacă sau atunci când nu găsește locațiile unde trebuie să ajungă și se învârte în cerc sau staționează cu motorul pornit până se dumirește. Aceste lucruri se pot întâmpla chiar și de mai multe ori în aceeași zi. 

Vestea bună este că poți elimina sau diminua mult astfel de întâmplări, economisind combustibilul, cu un sistem de monitorizare a flotei auto. Pe lângă salvarea unor resurse costisitoare, salvezi și timpul de lucru al șoferilor. În acest mod, flota devine mult mai eficientă, iar afacerea ta mult mai productivă! 

  1. Economisirea timpului 

Principalul motiv al timpului irosit este comunicarea ineficientă. Un sistem de monitorizare ajută la prevenirea situațiilor dificile și la gestionarea lor în timp real. Astfel, activități ce ar fi putut suferi amânări pot fi relocate, salvând timp și poate chiar relația cu un client. Automatizarea procesării datelor printr-un software reduce, de asemenea, timpul petrecut cu hârtii sau cu documente Excel și îți face munca mult mai ușoară. 

  1. Scăderea riscului de fraudă 

Este important să asiguri buna funcționare a tuturor operațiunilor, precum și egalitatea între angajați. Printr-un sistem GPS vei evita folosirea frauduloasă a vehiculelor – în scop personal, în afara parametrilor stabiliți de comun acord. Vei putea evita de asemenea plătirea unor ore suplimentare pontate dar nerealizate sau alte forme de fraudă.  

  1. Prevenirea furtului utilajelor sau a vehiculelor

Un sistem de monitorizare prin GPS poate fi folosit atât pentru mașini, cât și pentru marfă sau utilaje. Prin intermediul acestuia, vei putea ști atât cum sunt întrebuințate, cât și locația lor permanentă, prevenind astfel tentativele de furt. În cazul unui șantier spre exemplu, se poate seta un parametru în jurul acestuia pentru a monitoriza atunci când un echipament este scos din spațiul desemnat, fără autorizație. 

  1. Îmbunătățirea siguranței la volan

Monitorizarea stilului de condus al șoferilor și analizarea datelor precum viteza de deplasare, timpii de staționare sau tendința de frânare și accelerare îți va permite să setezi regulamente interne ce vor scădea riscul accidentelor, consumul carburanților și vor crește în schimb, imaginea companiei. 

  1. Îmbunătățirea comunicării

De multe ori, se întâmplă să vrei să le comunici șoferilor actualizări ale rutelor, orarelor sau sarcinilor. Poți face asta foarte ușor și eficient cu ajutorul unei aplicații mobile ce permite astfel de lucruri. Poți chiar urmări șoferii, în timp real, pe hartă, și ai posibilitatea de a vedea cine este mai aproape de un punct de interes. Astfel, poți atribui sarcini și ghida până la destinația potrivită șoferul care poate interveni cel mai rapid.

  1. Creșterea nivelului de satisfacție al clienților

Optimizarea rutelor va duce în timp la reducerea timpului de livrare, de transport sau de îndeplinire a altor sarcini legate de clienți. Aceștia vor aprecia cu siguranță serviciile prompte sau estimările cât mai exacte ale timpului de execuție a sarcinilor, iar tu te vei bucura de un plus de profit. 

8. Ce probleme rezolvă un sistem de monitorizare

  1. Organizare

Comunicarea în timp real între coordonatori și șoferi permite o adaptare continuă la noi informații și la schimbări neprevăzute, luarea celor mai bune decizii, cât și o viziune de ansamblu a tuturor operațiunilor. 

  1. Întreținere

Fiind mereu la curent cu starea vehiculului și având opțiunea de a seta alarme pentru a-ți aminti de plătirea taxelor și de alte necesități – vei evita cheltuielile suplimentare, amenzile, cât și orice problemă legată de funcționalitatea mașinilor flotei. 

  1. Productivitate

Prin monitorizarea stilului de condus și prin identificarea șoferilor și ținerea evidenței în ceea ce privește activitatea acestora – vei reuși să îți responsabilizezi echipa, astfel încât sarcinile de lucru vor fi realizate atât în modul cel mai sigur, cât și în timpul cel mai scurt. 

  1. Bază de date

Un software ce comunică cu dispozitivele GPS și cu serverul principal poate analiza și interpreta datele legate de activitatea flotei, făcându-le apoi disponibile pe o platformă accesibilă coordonatorilor. Pe baza acestora se pot realiza apoi rapoarte de activitate diverse.

9. Ce va însemna pentru compania ta

Adoptând un astfel de sistem, vei ști, în primul și în primul rând, care este condiția rezervorului de combustibil. Pornind de la modul de întrebuințare al acestuia și de la analizarea tendințelor la volan, vei putea pune în perspectivă modul în care sunt irosiți carburanții și cum se pot remedia cauzele. 

În plus, pe lângă folosirea datelor trimise de dispozitivele GPS cu privire la condiția vehiculului, a rutelor și a greșelilor de la volan pentru stabilirea regulilor interne de condus, vei putea să:

  • Știi în orice moment unde îți sunt șoferii;
  • Oferi clienților estimări cât mai exacte în ceea ce privește serviciile prestate;
  • Știi mereu starea vehiculelor și disponibilitatea acestora;
  • Afli imediat ce șofer se află în apropierea unui punct de interes;
  • Ai acces la arhive de informații automatizate;
  • Ai o evidență a întâlnirilor cu clienții și a sarcinilor aferente.

Având o bază de date centralizată și posibilitatea de a converti informațiile în rapoarte, nu vei pierde niciodată din vedere starea flotei, stadiul sarcinilor și condiția vehiculelor. În plus, procesarea datelor în timp real înseamnă o coordonare actualizată la nevoile momentului. Astfel, drumurile inutile pot fi evitate, iar rutele pot fi optimizate în timp real. 

10. Pe scurt

  1. Pentru o afacere bazată pe un parc auto sau pe managementul unor diverse tipuri de flote, implementarea unei tehnologii de monitorizare prin GPS poate fi salvarea de la faliment sau din mediocritate.
  2. Un sistem de monitorizare prin GPS are la bază o rețea de sateliți ce comunică cu dispozitivele GPS instalate pe vehicule, determinând astfel date precum locația, viteza, etc.
  3. Dispozitivul instalat pe vehicul transmite date serverului principal, care le stochează și le prelucrează, devenind apoi accesibile pe o interfață sau platformă, coordonatorului. 
  4. Un astfel de dispozitiv este alcătuit dintr-un receptor GPS pentru localizare, dintr-un modem GPRS pentru transmiterea datelor serverului, dintr-un conector CAN-BUS pentru citirea condiției vehiculului și dintr-o unitate centrală pentru colectarea și interpretarea datelor.
  5. Echipamentele telematice sunt cele ce facilitează citirea și transmiterea datelor serverului principal. 
  6. Un sistem GPS poate fi folosit în scop militar, în cazul persoanelor dispărute, în activitățile de zi cu zi, dar mai ales, în monitorizarea vehiculelor.
  7. Un sistem de monitorizare prin GPS se adresează tuturor tipurilor de flotă, de vehicule, precum și unei game variate de industrii.
  8. Atât timp cât bunul monitorizat este deținut de companie sau de tine, cât angajații sunt înștiințați de monitorizare, iar cât monitorizarea are loc doar în timpul orelor de lucru, activitatea este perfect legală. 
  9. Studiile ne arată că 55% dintre flotele monitorizate au semnalat o reducere considerabilă a costurilor în urma monitorizării.
  10. Ai în vedere că un sistem de monitorizare bun trebuie să-ți ofere un hardware și software ușor de folosit, costuri transparente, tehnologie de actualitate și suport tehnic asigurat. 
  11. Un sistem de monitorizare prin GPS reduce costurile operaționale, reduce consumul de carburanți, te ajută să economisești timp, scade riscul de fraudă, previne furtul utilajelor sau al vehiculelor, îmbunătățește siguranța la volan și crește nivelul de satisfacție al clienților. 

Economisește timp, redu costurile flotei și crește siguranța și productivitatea cu un sistem de încredere pentru orice tip de flotă – explorează Nexus GPS Tracking AICI.