Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

Foaia de parcurs din Nexus GPS Tracking – mai eficientă decât cea clasică?

Poate înlocui foaia de parcurs automatizată, foaia manuală? 

Dacă folosești Nexus GPS Tracking sau te gândești să investești într-un sistem de monitorizare a flotei, ți-ai pus probabil această întrebare importantă. 

Foaia de parcurs ține pe deplin locul foii clasice, dar nu numai atât. Datele primite sunt centralizate constant astfel încât tu să comunici în timp real cu agenții și să ai oricând la dispoziție rapoarte sau alte moduri de a folosi informația în interesul tău. 

Află mai jos:

  1. Cât de folositoare este foaia de parcurs din aplicația NGT?

Foaia de parcurs manuală vs. foaia de parcurs automatizată. Cum te poate ajuta.

  1. Cum configurezi foaia de parcurs

Pași. Model. 

  1. Ce cuprinde foaia de parcurs? 

Informații de bază.

1. Cât de folositoare este foaia de parcurs din aplicația Nexus GPS Tracking?

Foaia de parcurs manuală vs foaia de parcurs automatizată

  1. Completarea în timp real vs. completarea ulterioară efectuării traseului.

Cauza principală a datelor eronate este lipsa comunicării acestora în timp real. Iar comunicarea datelor instant este posibilă doar cu o foaie de parcurs automatizată. Completarea acesteia în timpul efectuării traseelor înseamnă informații precise și actualizări constante. 

  1. Date verificate și calculate de sistem vs. date completate prin estimare sau din memorie

În plus, o foaie de parcurs automatizată va avea informațiile verificate de un sistem automatizat și disponibile spre a fi prelucrate. Astfel, vei putea lua decizii bazate pe date precise, nu pe simple estimări. Eroarea umană este pe deplin înlăturată, iar rezultatele vor reflecta întru totul lipsa greșelilor, mai ales în ceea ce privește consumul. 

  1. Arhivă/bază de date automatizată, accesibilă și cuprinzătoare vs arhivă/bază de date limitată. 

În cele din urmă, o foaie de parcurs automatizată înseamnă o bază de date complexă și ușor accesibilă. Îți vei putea lua la revedere, o dată pentru totdeauna, de la completări manuale inexacte și consumatoare de timp și de la problemele iritante în ceea ce privește colectarea datelor. 

Cum te ajută foaia de parcurs automatizată

  1. Ai un raport de activitate în timp real

Foaia de parcurs clasică cu care ne-am obișnuit are funcții limitate, de multe ori fiind doar o formalitate sau o constrângere legislativă. Menținerea unei evidențe manuale s-a dovedit adesea un proces laborios sau chiar un obstacol pentru eficiența companiei – o etapă inutilă. 

O foaie de parcurs însă are potențialul de a fi o unealtă folositoare în activitatea flotei.

O foaie automatizată, în mod special, este mai mult decât un formular – aceasta îți oferă opțiuni diverse în ceea ce privește managementul rutelor și prelucrarea datelor, jucând atât rolul primar de a ține evidența traseelor cât și rolul de raport de activitate.

Datele înregistrate printr-un sistem automatizat sunt disponibile instant pentru a fi analizate și transformate în rapoarte privind o gamă variată de activități. 

  1. Estimezi cât mai precis bugetul si consumul de combustibil

Vei observa că o estimare precisă este greu de obținut, de aceea este importantă stabilirea unei marje de eroare.

Atunci când marja este depășită, identificarea motivelor este esențială pentru buna funcționare a companiei.

Astfel, vei putea realiza planuri cât mai realiste și estima un buget cât mai exact, reușind să menții costurile scăzute, fără să neglijezi însă cheltuielile ce constituie o necesitate. 

Cel mai bun mod de a monitoriza progresul strategiei de business și a tuturor operațiunilor companiei este prin centralizarea datelor într-o bază de date accesibilă și cuprinzătoare.

Acest lucru se poate realiza, la un nivel mai limitat, folosind tabele Excel sau, la un nivel mai avansat și mai intuitiv, folosind un sistem automatizat. 

O foaie de parcurs automatizată înseamnă, în primul rând, o bază de date automatizată. Aceasta va ține o evidență exactă a datelor legate de rute, de vehicule și de statusul combustibilului.

Erorile umane rezultate din completarea neadecvată a foii vor fi înlăturate, iar datele vor fi furnizate în timp real. Întreaga organizare a flotei va cunoaște un impact pozitiv major – cu atât mai mult estimările de buget și de consum. 

  1. Obții informații cât mai exacte și actualizate despre rute

O bază de date automatizată înseamnă o viziune de ansamblu asupra tuturor operațiunilor și posibilitatea de a interpreta datele în timp real.

Înseamnă să ai la îndemână rapoarte de activitate pe baza cărora să poți determina parametrii de funcționare a vehiculelor, precum și să determini cauzele cheltuielilor neprevăzute – precum folosirea în exces a combustibilului.

Un software de automatizare a procedurilor flotei poate analiza și interpreta datele legate de activitatea flotei, făcându-le apoi disponibile pe o platformă accesibilă coordonatorilor.

Aici, informațiile aferente foilor de parcurs pot fi stocate și filtrate în funcție de nevoi, facilitând astfel fluiditatea și practicalitatea informațiilor. 

  1. Comunici cu echipa în timp real

Cine este disponibil pentru a umple golurile din program? Află ce șofer este disponibil pentru a acoperi nevoile apărute de-a lungul activităților.

Mai mult, vezi în timp real toți șoferii liberi pentru a delega noi sarcini și a evita pierderea combustibilului în scopuri personale.

Acompaniat de software-ul potrivit, toate datele vor fi stocate, procesate și interpretate în timp real, astfel încât tu să fii gata de a coordona și de a delega în orice moment. Vei economisi timp și resurse prin evitarea drumurilor inutile și a timpilor morți. 

  1. Gestionezi combustibilul și comportamentul în trafic

Monitorizarea modului în care combustibilul este întrebuințat reprezintă o etapă de nelipsit în orice afacere cu flote, întrucât identificarea cauzelor ce stau la baza consumului excesiv este cea mai bună modalitate de a reduce costurile și de a optimiza cheltuielile cu carburanții. 

Există, în principiu, două cauze majore ale risipei de combustibil:

  • Folosirea vehiculelor în interes personal;
  • Tendințele din trafic ale șoferului – viteza, staționarea cu motorul pornit, frânarea.

2. Cum configurezi foaia de parcurs

  1. Din pagina principală, intri în secțiunea Rapoarte. 
  2. Aici, găsești butonul „Foaie de Parcurs”. 
  3. Apoi, selectezi data, vehiculul din grupul de vehicule dorit și alți parametrii dacă îți sunt folositori (Afișare Hot Spot, Opriri cu motorul pornit, Detalii opriri sau Filtrare călători). 
  4. La final alegi fie să vizualizezi tabelul în aplicație, fie să-ți fie trimis pe e-mail.

Vezi cum să o configurezi, pas cu pas, în acest tutorial.

Model

Cum va arăta foaia de parcurs:

3. Ce cuprinde foaia de parcurs

După cum poți vedea în modelul de mai sus, aceasta cuprinde informații despre:

  1. Locația de plecare și sosire a vehicului.
  2. Data plecării și sosirii vehicului. 
  3. Șoferul care utilizează vehiculul. 
  4. Distanța parcursă și kilometrii pe bord.
  5. Durata călătoriei și a staționării.
  6. Tipul de rută.
  7. Viteza medie și maximă.
  8. Consum și consum CAN.
  9. Nivelul final al combustibilului.
  10. Nota șoferului (pe baza unor criterii prestabilite).

Astfel, foaia de parcurs din Nexus GPS Tracking își îndeplinește atât rolul de bază – de a ține o evidență a traseelor parcurse de șoferi, cât și rolul de bază de date actualizată constant și raport de activitate în timp real. 

În plus, comparativ cu o foaie manuală, aceasta poate fi completată în timp real și automat și conține date calculate și verificate de sistem.

Prin funcțiile sale complexe, tu ai: un raport de activitate în timp real, o estimare cât mai precisă a bugetului și a consumului, informații exacte și actualizate despre rute, comunicare instantă cu echipa, precum și o gestionare eficientă a combustibilului și a comportamentului în trafic.Convinge-te singur de utilitatea sa în contul tău sau discută cu un agent Nexus.