Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

De ce să optezi pentru o foaie de parcurs automatizată în compania ta

Să răspunzi mereu de nevoile flotei tale este o problemă constantă și o mare gaură neagră pentru timpul și resursele companiei. Mai ales când vorbim de dificultăți în organizare sau de costuri ridicate. 

Ce este de făcut când ți-a ajuns și vrei să ieși din ciclul grijilor zilnice? 

Probleme de care te-ai săturat

Este suficientă o comunicare proastă cu șoferii tăi ca ziua să-ți fie dată peste cap. Ești probabil sătul până-n măduva oaselor de încurcături și cheltuieli care apar mereu ca prin magie și de întrebări ce se tot repetă. 

Cine este disponibil pentru a prelua o livrare? 

Cine a încurcat rutele și a sărit un punct de interes? 

Și cine rezolvă toate situațiile imprevizibile? 

Tu, bineînțeles. Omul de nădejde în capul căruia se sparg toate oalele.

Problemele le știi. La ce nu te-ai gândit probabil este faptul că, în era digitalizării, cineva, undeva se gândește probabil la cele mai bune metode de a rezolva problemele pe care le întâmpini. Și scriu apoi, articole, precum acesta, în care vei descoperi că: 

  1. Foaia de parcurs manuală este incompatibilă cu performanța
  2. Foaia de parcurs automatizată este primul pas în realizarea aspirațiilor tale legate de organizare, timp și gestionare consum
  3. Beneficiile unei foi de parcurs automatizate sunt atestate de succesul clienților noștri

Foaia de parcurs manuală este incompatibilă cu performanța

Foaia de parcurs manuală vs foaia de parcurs automatizată

  1. Completarea în timp real vs. completarea ulterioară efectuării traseului.

Cauza principală a datelor eronate este lipsa comunicării datelor în timp real. Iar comunicarea datelor instant este posibilă doar cu o foaie de parcurs automatizată. Completarea acesteia în timpul efectuării traseelor înseamnă informații precise și actualizări constante. 

  1. Date verificate și calculate de sistem vs. date completate prin estimare sau din memorie

În plus, o foaie de parcurs automatizată va avea informațiile verificate de un sistem automatizat și disponibile spre a fi prelucrate. Astfel, vei putea lua decizii bazate pe date precise, nu pe simple estimări. Eroarea umană este pe deplin înlăturată, iar rezultatele vor reflecta întru totul lipsa greșelilor, mai ales în ceea ce privește consumul. 

  1. Arhivă/bază de date automatizată, accesibilă și cuprinzătoare vs arhivă/bază de date limitată. 

În cele din urmă, o foaie de parcurs automatizată înseamnă o bază de date complexă și ușor accesibilă. Îți vei putea lua la revedere, o dată pentru totdeauna, de la completări manuale inexacte și consumatoare de timp și de la problemele iritante în ceea ce privește colectarea datelor. 

Foaia de parcurs automatizată este primul pas în realizarea aspirațiilor tale

Reducerea consumului de combustibil, optimizarea rutelor și organizarea ideală sunt lucruri la care visezi constant. Rezultatele concrete însă sunt adesea greu de obținut atunci când nu ai un sistem de comunicare și coordonare actualizat.

O foaie de parcurs automatizată te va ajuta să dai curs aspirațiilor tale, oferindu-ți toate uneltele necesare. Înainte de toate, cu o astfel de foaie: 

  1. Ai un raport de activitate în timp real

Foaia de parcurs clasică cu care ne-am obișnuit are funcții limitate, de multe ori fiind doar o formalitate sau o constrângere legislativă. Menținerea unei evidențe manuale s-a dovedit adesea un proces laborios sau chiar un obstacol în eficiența companiei – o etapă inutilă. 

Iar pentru ambițiile tale de manager în ceea ce privește eficiența și productivitatea, aceasta reprezintă mai mult un impediment și un timp irosit. 

O foaie de parcurs însă are potențialul de a fi o unealtă folositoare în activitatea flotei.

O foaie automatizată, în mod special, este mai mult decât un formular – aceasta îți oferă opțiuni diverse în ceea ce privește managementul rutelor și prelucrarea datelor, jucând atât rolul primar de a ține evidența traseelor cât și rolul de raport de activitate.

Sperăm că această postare este pe placul tău.

Abonează-te la Newsletter dacă vrei să fii la curent cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Datele înregistrate printr-un sistem automatizat sunt disponibile instant pentru a fi analizate și transformate în rapoarte pe o gamă variată de activități. 

Cu o astfel de bază de date nu vei mai simți niciodată că „aș putea să fac ceva mai bun cu timpul ăsta” – chiar asta vei face!

Datele vor fi gata să le utilizezi oricând, oriunde și totul va funcționa de la sine, în timp ce tu te vei ocupa de strategiile și întâlnirile acelea pe care le-ai tot amânat. 

  1. Estimezi cât mai precis bugetul si consumul de combustibil

Vei observa că o estimare precisă este greu de obținut, de aceea este importantă stabilirea unei marje de eroare.

Atunci când marja este depășită, identificarea motivelor este esențială pentru buna funcționare a companiei.

Astfel, vei putea realiza planuri cât mai realiste și estima un buget cât mai exact, reușind să menții costurile scăzute, fără să neglijezi însă cheltuielile ce constituie o necesitate. 

Cel mai bun mod de a monitoriza progresul strategiei de business și a tuturor operațiunilor companiei este prin centralizarea datelor într-o bază de date accesibilă și cuprinzătoare.

Acest lucru se poate realiza, la un nivel mai limitat, folosind tabele Excel sau, la un nivel mai avansat și mai intuitiv, folosind un sistem automatizat. 

O foaie de parcurs automatizată înseamnă, în primul rând, o bază de date automatizată. Aceasta va ține o evidență exactă a datelor legate de rute, de vehicule și de statusul combustibilului.

Erorile umane rezultate din completarea neadecvată a foii vor fi înlăturate, iar datele vor fi furnizate în timp real. Întreaga organizare a flotei va cunoaște un impact pozitiv major – cu atât mai mult estimările de buget și de consum. 

  1. Obții informații cât mai exacte și actualizate despre rute

O bază de date automatizată înseamnă o viziune de ansamblu asupra tuturor operațiunilor și posibilitatea de a interpreta datele în timp real.

Înseamnă să ai la îndemână rapoarte de activitate pe baza cărora să poți determina parametrii de funcționare a vehiculelor, precum și să determini cauzele cheltuielilor neprevăzute – precum folosirea în exces a combustibilului.

Un software de automatizare a procedurilor flotei poate analiza și interpreta datele legate de activitatea flotei, făcându-le apoi disponibile pe o platformă accesibilă coordonatorilor.

Aici, informațiile aferente foilor de parcurs pot fi stocate și filtrate în funcție de nevoi, facilitând astfel fluiditatea și practicalitatea informațiilor. 

  1. Comunici cu echipa în timp real

Cine este disponibil pentru a umple golurile din program? Află ce șofer este disponibil pentru a acoperi nevoile apărute de-a lungul activităților.

Mai mult, vezi în timp real toți șoferii liberi pentru a delega noi sarcini și a evita pierderea combustibilului în scopuri personale.

Acompaniat de software-ul potrivit, toate datele vor fi stocate, procesate și interpretate în timp real, astfel încât tu să fii gata de a coordona și de a delega în orice moment. Vei economisi timp și resurse prin evitarea drumurilor inutile și a timpilor morți. 

  1. Gestionezi combustibilul și comportamentul în trafic

Monitorizarea modului în care combustibilul este întrebuințat reprezintă o etapă de nelipsit în orice afacere cu flote, întrucât identificarea cauzelor ce stau la baza consumului excesiv este cea mai bună modalitate de a reduce costurile și de a optimiza cheltuielile cu carburanții. 

Există, în principiu, două cauze majore ale risipei de combustibil:

  • Folosirea vehiculelor în interes personal
  • Tendințele din trafic ale șoferului – viteza, staționarea cu motorul pornit, frânarea.

O foaie de parcurs automatizată, dar mai ales, un sistem de monitorizare automatizat te va ajuta să pui lucrurile în perspectivă și să identifici cauzele costurilor ridicate.

Prin delimitarea rutelor realizate în scop personal de cele în scop business va scădea volumul de consum mai mult decât probabil bănuiești, iar uzura sau accidentele din afara orelor de program vor fi de asemenea, evitate. 

Monitorizarea încălcării regulilor de condus ce pot rezulta în carburanți consumați în mod inutil este un alt factor major în prevenirea costurilor – la care poate contribui din plin o foaie de parcurs automatizată – deoarece datele pe care le înregistrează și stochează depășesc cu mult capacitatea foii de parcurs tradiționale. 

Astfel, pe lângă gestionarea în timp real a combustibilului, o foaie de parcurs automatizată împreună cu un sistem de monitorizare facilitează îmbunătățirea tuturor operațiunilor și a bugetelor aferente.

Mai mult, prin folosirea echipamentelor de citire și interpretare a consumului de combustibil, incluse într-un astfel de sistem, calcularea consumului de combustibil va fi mult mai exactă și mult mai ușor de controlat.

Cât de sigure sunt beneficiile unei foi de parcurs automatizate?

Dacă ar fi să-i întrebi pe clienții noștri, beneficiile sunt garantate. De aceea parteneriatul nostru de ani buni continuă și va continua și în viitorul îndepărtat. 

Mai mult, niciunul dintre clienții noștri nu ar reveni vreodată la foaia manuală!

Arabesque, Danone, FedEx sau Fuchs sunt câțiva dintre clienții cu care am clădit un parteneriat de succes. Lista însă este una lungă, în peste 16 ani de activitate, oferind servicii de automatizare a procedurilor pentru mai bine de 1000 de clienți. 

Așadar, de ce o foaie de parcurs automatizată?

Pentru că:

  • Este suficientă o comunicare proastă cu șoferii tăi ca ziua să-ți fie dată peste cap.
  • Te-ai săturat să fii responsabil de toate situațiile imprevizibile care apar zi de zi. 
  • Foaia de parcurs manuală este incompatibilă cu performanța, întrucât informațiile completate sunt de multe ori estimări realizate după efectuarea rutelor.
  • Foaia de parcurs automatizată este primul pas în realizarea aspirațiilor tale legate de reducerea consumului de combustibil, de optimizarea rutelor și de organizarea ideală.
  • Cu o astfel de foaie ai:
  1. Rapoarte de activitate în timp real;
  2. Estimări cât mai precise legate de buget și de consumul de combustibil;
  3. Informații exacte și actualizate despre rute;
  4. Comunicare cu echipa în timp real;
  5. Gestionarea combustibilului și a comportamentului în trafic în timp real;
  • Beneficiile sunt garantate, după cum ne confirmă toți clienții noștri, care nu ar reveni niciodată la o foaie de parcurs manuală.

Sperăm că această postare este pe placul tău.

Abonează-te la Newsletter dacă vrei să fii la curent cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Următorul pas 

După cum am văzut, o foaie de parcurs automatizată își poate aduce din plin contribuția la optimizarea a tot ce înseamnă organizare, costuri sau timp. Aceasta nu lucrează însă singură ci în colaborare cu un software de monitorizare a vehiculelor pe bază de GPS în care este eficient integrată. 

În articolul următor, vei afla cum te ajută o foaie de parcurs automatizată, în colaborare cu un sistem GPS, să rezolvi problemele cele mai stringente în activitatea ta de manager de flotă. 

Între timp, dacă vrei să atingi rezultate deosebite cu compania sau cu flota ta, fii la curent cu cele mai noi metode de a-ți îmbunătăți perfomanța cu Newsletterul Nexus!