Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

De ce este important să economisești? (prin automatizarea foii de parcurs și a operațiunilor)

Prețul ridicol de la pompă a devenit deja un subiect zilnic de „glumă”, deși situația este departe de a fi una veselă. Iar în viitorul apropiat, cotele vor rămâne, din păcate, la superlativ.  

Astfel, grijile pentru costuri ridicate la carburanți și alte resurse nu contenesc să dispară nici ele, prea curând. Mai ales în cazul flotelor, unde majoritatea cheltuielilor se învârt în jurul carburanților și în cazul cărora economisirea resurselor poate avea un impact considerabil asupra bugetului. 

Cu toate acestea, mulți manageri de flotă încă nu realizează faptul că o coordonare propice a resurselor și un bun control al consumului sunt ceea ce pot ajuta afacerea să se mențină pe linia de plutire în vremuri dificile și să exceleze, pe termen lung. 

Întrucât cheltuielile cu carburanții sunt coșmarul tuturor managerilor de flotă, acest articol îți va arăta cum să reduci costurile eficient, prin următoarele subiecte:

  1. De ce să investești în automatizări
  1. De ce apelează antreprenorii de succes la automatizări?
  1. 4 modalități de a economisi cu o foaie de parcurs automatizată
  1. Cum poți beneficia de o foaie de parcurs automatizată 

De ce să investești în automatizări

Revenind la unul din principiile fundamentale ale succesului, rularea continuă a banilor este adesea cheia pentru a nu ne complace în mediocritate. 

Investițiile în procese care să-ți ofere, în primul rând, moduri accesibile de a-ți eficientiza afacerea sunt cele care salvează multe afaceri de la stagnarea profitului sau chiar faliment. În cazul flotelor, astfel de investiții se rezumă, de cele mai multe ori la sisteme care să te ajute să gestionezi consumul.

Și, deși mulți manageri de flotă folosesc forme tradiționale de monitorizarea a consumului precum formularele completate manual, un lucru este cert – dacă nu monitorizezi constant consumul folosind tehnologie GPS, nu economisești pe cât ai putea

Numai statisticile realizate în colaborare cu clienții noștri ne demonstrează că toți au economisit, fără excepție, până la 30% din banii pe care îi iroseau în mod normal pe carburanți. Pe termen lung, bugetul este redus semnificativ. 

În plus, sistemele de monitorizare sunt ușor de adoptat și de utilizat, iar odată implementate, rezultatele sunt vizibile din primele săptămâni. 

Beneficiile deosebite ale sistemelor de eficientizare a operațiunilor au devenit în ultimii ani din ce în ce mai apreciate în sectorul de afaceri românesc, automatizările cunoscând o popularitate fără precedent – mai bine de 50% dintre proprietarii de afaceri au apelat la un sistem automatizat.

De ce apelează antreprenorii de succes la automatizări?

În primul rând, un sistem automatizat de management al afacerii înseamnă rezolvarea celor mai stringente probleme cu care se confruntă toți antreprenorii sau managerii – costurile ridicate, timpul irosit și lipsa organizării.

În plus, automatizarea operațiunilor înseamnă să alegi calea cea mai scurtă și cea mai simplă în managementul flotei. Pentru mulți manageri și antreprenori, timpul este un lux, iar orice oportunitate de a eficientiza operațiunile astfel încât acestea să devină o comoditate este o investiție care merită din plin.

Automatizarea operațiunilor flotelor se traduce în sisteme de monitorizare prin GPS, instalate pe autovehicule. Acestea reprezintă, în primul rând, un sistem de suport pentru întreaga activitate a flotei și posibilitatea de a organiza și supraveghea buna funcționare a activității din fața calculatorului și în timp real. 

Ce este un sistem de monitorizare prin GPS

Sistemele de management al flotei pe bază de GPS au la bază dispozitive instalate direct pe vehiculul monitorizat, ce transmit informații precum locația, starea motorului, stilul de condus al șoferului (viteză, staționare, etc) sau alte informații esențiale despre rute. 

Acestea centralizează informațiile într-un singur loc, disponibile online, de oriunde și instant. Informațiile pot fi trecute prin filtre personalizabile, precum un anumit interval de timp, un anumit vehicul sau grup de vehicule, un anumit gen de hartă sau multe altele. 

Cu alte cuvinte, un sistem GPS înseamnă:

  • Organizarea deplină a șoferilor, a vehiculelor și a activităților; 
  • Stocarea și înregistrarea datelor în timp real;
  • Prelucrarea și analizarea ulterioară a acestora pentru a avea o viziune de ansamblu și a identifica problemele legate de costuri, productivitate și profit;
  • Accesibilitatea tuturor funcțiilor și utilizarea facilă a software-ului.

Așadar, motivele pentru care sistemele automatizate sunt din ce în ce mai răspândite sunt gradul înalt de eficientizare a tuturor operațiunilor pe care le realizează, costurile pe care le previne pe termen lung și ușurința cu care îți îndeplinesc toate scopurile.

Întrucât nevoile cele mai stringente se învârt în jurul consumului și al rutelor, o foaie automatizată acompaniată de un sistem de monitorizare îți vor oferi toate uneltele necesare pentru a le adresa și a le rezolva o dată pentru totdeauna.

Gestionarea consumului depinde într-o foarte mare măsură de organizarea internă a flotei și de comunicarea cu echipa din teren. Însă, automatizarea foii de parcurs și a procedurilor acoperă toate nevoile flotei, pornind de la organizare și comunicare și până la monitorizarea directă a rezervorului de combustibil. 

4 modalități de a economisi cu o foaie de parcurs automatizată 

Organizarea echipei

Monitorizarea activităților printr-un sistem automatizat înseamnă un flux de lucru intuitiv, consecvent și un ritm de lucru la capacitate maximă. În plus, vei fi pregătit pentru diverse scenarii sau situații imprevizibile și vei dispune de unelte ce vor face un proces foarte simplu din activitatea de coordonator.

Beneficiile rapoartelor

Un sistem automatizat de prelucrare a datelor înseamnă acces la o bază de date actualizată în timp real.

Informațiile astfel procesate pot fi transformate în mod simplu în rapoarte complexe, ce pot fi folosite la rândul lor pentru a înțelege ce anume lipsește în coordonarea parcului auto. Rapoartele se generează din câteva click-uri, pe o gamă variată de opțiuni.

Vei putea astfel să controlezi stilul de condus al șoferilor, să optimizezi rutele și să cunoști parametrii exacți ce cauzează irosirea timpului în realizarea activităților sau creșterea costurilor. 

Unul dintre avantajele majore ale unui sistem de monitorizare prin GPS este accesul la o serie variată de rapoarte, bazate pe colectarea și procesarea datelor în timp real. Prin intermediul acestora, poți coordona mult mai ușor și eficient flota, îmbunătățind totodată nivelul de responsabilitate al angajaților. 

Șoferii tăi vor trebui să răspundă pentru timpii de staționare în exces, pentru comportamentul neadecvat din trafic și pentru sarcinile neîndeplinite la timp. 

În plus, prin rapoartele de analizare a consumului se pot realiza estimări de buget cât mai precise și se pot lua măsuri pentru eliminarea cauzelor consumului în exces.

Optimizarea rutelor

Imaginează-ți câtă risipă de combustibil face un singur șofer atunci când trebuie să se întoarcă din drum, să refacă traseul sau să se învârtă în cercuri, poate chiar și de mai multe ori în aceeași zi. 

Folosindu-te de informațiile oferite de un sistem de monitorizare prin GPS, poți elimina astfel de scenarii, reducând consumul de combustibil. Economisești astfel, atât resurse valoroase și costisitoare, cât și timp.

Economisirea timpului

Multe proceduri interne sunt mari consumatoare de timp și resurse. În special, cele ce necesită prelucrarea manuală a datelor. O automatizare a foii de parcurs ar însemna nu doar o mare economisire de timp, cât și o simplificare considerabilă a muncii tale și a șoferilor tăi.

Veți avea mai mult timp pentru sarcini mai importante sau pentru activități care altfel ar fi fost iar neglijate. Mai mult, prin analizarea timpului irosit de către șoferi la volan, vei afla ce cauzează cea mai mare risipă în această privință și vei îmbunătăți coordonarea programului. 

Automatizarea procesării datelor printr-un software reduce, de asemenea, timpul petrecut cu hârtii sau cu documente Excel și îți face munca mult mai ușoară.  

Optimizarea consumului – Reducerea emisiilor de carbon

Reducerea emisiilor de carbon înseamnă, în fapt, reducerea consumului de carburanți și scăderea costurilor, în cel mai responsabil mod. 

Cu un total global de 39 de Gigatone de emisii de CO2, conform unui studiu făcut în 2022, emisiile de pe teritoriile statelor UE sunt cauzate, în cea mai mare măsură, de transportul local, iar celelalte se află la o distanță considerabilă.

Pe lângă folosirea individuală a vehiculelor, afacerile cu flote se numără printre principalele cauze ale emisiilor ridicate de carbon. 

În cazul în care ești un manager care are sub supraveghere o flotă de mașini, ai o responsabilitate considerabilă față de stat și de societate.

Iar luarea unor măsuri pentru reducerea emisiilor va avea efecte pozitive atât asupra mediului, cât și asupra comunităților pe care le putem într-o anumită măsură influența să adopte la rândul lor, un model de business etic. 

Mai mult, deoarece reducerea emisiilor se traduce, în primul rând, în reducerea consumului de carburanți, afacerea ta are doar de câștigat.

Delimitarea kilometrilor personali

Prin delimitarea rutelor de tip business și celei de tip personal, previi cheltuielile inutile și menții o organizare internă adecvată, în ceea ce privește activitatea flotei.

Poți seta în acest sens un regulament intern care să prevadă în ce condiții pot fi folosite vehiculele, în funcție de interval sau alte criterii.

Respectarea acestor criterii va depinde însă de o monitorizare constantă a activităților, rol pe care un sistem de monitorizare prin GPS a fost creat să-l îndeplinească. 

Pe lângă tipul de rută, un rol important în gestionarea combustibilului îl are și traseul ales. Un drum mai scurt înseamnă, bineînțeles, o economie, atât de timp, cât și de resurse. 

Astfel, o coordonare a rutelor în timp real este de asemenea, esențială, iar cunoașterea poziției mașinilor pe hartă în diverse momente și a stadiului de îndeplinire a sarcinilor conduce, în mod sigur, la eficientizarea operațiunilor și implicit, a utilizării carburanților.

Afacerea ta va funcționa de la sine cu o foaie de parcurs automatizată

Prin urmare, cu o foaie de parcurs automatizată vei rezolva toate problemele repetitive sau situațiile imprevizibile care nu-ți dau niciodată răgaz în activitatea ta de manager. Vei mai: 

  1. Coordona echipa și activitățile de oriunde din fața unui dispozitiv conectat la internet. Sarcinile de manager vor fi simple, scurte și foarte accesibile. 
  2. Colecta, stoca și analiza datele despre rute, consum și chiar despre interacțiunile cu clienții într-o bază de date sigură și completă – disponibilă pe aceeași platformă ușor de utilizat. 
  3. Reduce timpul irosit pe sarcini repetitive prin automatizarea colectării datelor și a monitorizării consumului.
  4. Economisi carburanți și alte resurse. Prin monitorizarea flotei, vei optimiza emiterea dioxidului de carbon și vei identifica kilometri irosiți de șoferi în scop personal. Cu alte cuvinte, vei fi responsabil față de mediu și-ți vei responsabiliza șoferii, economisind în același timp!

Cum poți beneficia de o foaie de parcurs automatizată 

Am asociat, până în momentul de față, eficientizarea flotei cu automatizarea foilor de parcurs. Automatizarea operațiunilor înseamnă însă mult mai mult decât atât, iar o foaie automatizată va depinde de un sistem de monitorizare prin GPS. 

Tocmai din acest motiv, și beneficiile cu care vine la pachet sunt pe măsură. 

Contactează-ne direct pentru a afla cum se aplică aceste beneficii afacerii tale și pentru a vedea, cât mai concret, ce poți obține cu un sistem de monitorizare prin GPS.

P.S.: Te întrebi cum arată o foaie de parcurs automatizată? Te așteaptă, tot săptămâna viitoare, ilustrații cu modul în care aceasta poate fi utilizată pe flota ta!