Fii la curent cu cele mai eficiente metode de reducere a costurilor cu flota auto.

Abonează-te la newsletter!

Ce pierzi dacă amâni monitorizarea consumului de combustibil

Automatizarea operațiunilor companiei 

Uitându-ne la realitatea din jurul nostru, putem spune, cu o mare probabilitate, că ne apropiem pe zi ce trece de o eră a serviciilor complet digitalizate. Pandemia a însemnat o explozie a digitalizării și odată cu ea, și a automatizării operațiunilor de afaceri. 

De ce recurg însă, mai bine de 50% dintre companiile românești, la automatizarea operațiunilor de afaceri? Merită o astfel de investiție?

Interesul tot mai mare și beneficiile oferite (pe care le vom detalia în cele ce urmează) ne arată că da, automatizarea ne ajută afacerile să prospere, în funcție de nevoile companiei. Cu atât mai mult în cazul administrării flotelor, unde ne poate ajuta să economisim resurse importante precum timp și carburanți. 

Pentru mai multe detalii despre cum te poate ajuta un sistem GPS să economisești:

Astfel, pe lângă: 

  1. Reducerea costurilor operaționale;
  2. Reducerea consumului de carburanți;
  3. Economisirea timpului;
  4. Scăderea riscului de fraudă;
  5. Prevenirea furtului utilajelor sau a vehiculelor;
  6. Îmbunătățirea siguranței la volan;
  7. Creșterea nivelului de satisfacție al clienților;

Un sistem automatizat, precum Nexus GPS Tracking, îți oferă:

  1. Foaie de parcurs automatizată

Cu ajutorul unei foi de parcurs automatizate vei ști când sunt depășite vitezele, intervalele orare de utilizare a mașinii, limitele pentru staționări, zonele în care este permisă utilizarea mașinii, inclusiv consumul de carburant- oferindu-ți un raport precis și foarte detaliat.

Toate acestea pot fi setate pentru fiecare vehicul în parte sau pentru un grup de vehicule, ales de tine. Tot Foaia de Parcurs îți arată și raportul dintre consum în staționare și consum în mișcare

Mulți șoferi își îndeplinesc cu succes sarcinile, dar omit o parte foarte importantă în organizarea activităților – completarea și predarea în timp util a foii de parcurs.

Astfel, se pierd date importante, iar prelucrarea acestora poate dura o veșnicie.

Multe proceduri interne sunt mari consumatoare de timp și resurse. În special, cele ce necesită prelucrarea manuală a datelor. O automatizare a foii de parcurs ar însemna nu doar o mare economisire de timp, cât și o simplificare considerabilă a muncii tale și a șoferilor tăi.

Veți avea mai mult timp pentru sarcini mai importante, sau pentru activități care altfel ar fi fost iar neglijate. 

Fiind în mod constant informat de condiția vehiculelor și de statusul echipei, șoferii tăi vor fi nevoiți să fie atenți la regulile interne și să mențină autoturismul într-o condiție cât mai bună. 

Mai mult, prin înțelegerea stilului de condus personal al fiecăruia și prin monitorizarea constantă a activităților, șoferii vor dezvolta un simț al responsabilității mai acut și vor fi mai atenți la îndeplinirea adecvată a sarcinilor, precum și la deciziile luate la volan.

O foaie de parcurs automatizată este unul din avantajele unui sistem de management al flotei pe bază de tehnologie GPS și reprezintă o etapă importantă în automatizarea proceselor interne.

 Avantajele unui astfel de sistem nu se opresc însă aici.

  1. Rapoarte automatizate 

Un sistem automatizat de prelucrare a datelor înseamnă acces la o bază de date actualizată în timp real.

Informațiile astfel procesate pot fi transformate în mod simplu în rapoarte complexe, ce pot fi folosite la rândul lor pentru a înțelege ce anume lipsește în coordonarea parcului auto. Rapoartele se generează din câteva click-uri, pe o gamă variată de opțiuni.

Vei putea astfel să controlezi stilul de condus al șoferilor, să optimizezi rutele și să cunoști parametrii exacți ce cauzează irosirea timpului în realizarea activităților sau creșterea costurilor.

Unul dintre avantajele majore ale unui sistem de monitorizare prin GPS este accesul la o serie variată de rapoarte, bazate pe colectarea și procesarea datelor în timp real.

Prin intermediul acestora, poți coordona mult mai ușor și eficient flota, îmbunătățind totodată nivelul de responsabilitate al angajaților.

Aceștia vor trebui să răspundă pentru timpii de staționare în exces, pentru comportamentul neadecvat din trafic și pentru sarcinile neîndeplinite la timp. 

În plus, prin rapoartele de analizare a consumului se pot realiza estimări de buget cât mai precise și se pot lua măsuri pentru eliminarea cauzelor consumului în exces.

  1. Reducerea emisiilor de carbon

Reducerea emisiilor de carbon înseamnă, în fapt, reducerea consumului de carburanți și scăderea costurilor, în cel mai responsabil mod. 

Cu un total global de 39 de Gigatone de emisii de CO2, conform unui studiu făcut în 2022, emisiile de pe teritoriile statelor UE sunt cauzate, în cea mai mare măsură, de transportul local, iar celelalte se află la o distanță considerabilă.

Pe lângă folosirea individuală a vehiculelor, afacerile cu flote se numără printre principalele cauze ale emisiilor ridicate de carbon. 

În cazul în care ești un manager care are sub supraveghere o flotă de mașini ai o responsabilitate considerabilă față de stat și de societate.

Iar luarea unor măsuri pentru reducerea emisiilor va avea efecte pozitive atât asupra mediului, cât și asupra comunităților pe care le putem într-o anumită măsură influența să adopte la rândul lor, un model de business cât mai etic. 

Mai mult, reducerea emisiilor traducându-se, în primul rând, în reducerea consumului de carburanți, afacerea ta are doar de câștigat. 

  1. Analiza Profitului 

Odată stabilit un plan de acțiune, următorul pas este monitorizarea rezultatelor. O strategie nu-și are rostul dacă rezultatele – progresul sau dificultățile întâmpinate – nu sunt înregistrate și analizate. Fapt cu atât mai valabil pentru datele ce țin de profit.

Acestea sunt cele ce reflectă progresul companiei și pot fi luate drept metrici esențiali în stabilirea succesului sau în realizarea unor strategii de vânzări centrate pe rezultate. 

O întrebare la care este important să ajungem este dacă estimările inițiale coincid cu rezultatele. 

Vei observa că o estimare precisă este greu de obținut, de aceea este importantă stabilirea unei marje de eroare.

Atunci când marja este depășită, identificarea motivelor este esențială pentru buna funcționare a companiei.

Astfel, vei putea realiza planuri cât mai realiste și estima un buget cât mai exact, reușind să menții costurile scăzute, fără să neglijezi însă cheltuielile ce constituie o necesitate. 

Cel mai bun mod de a monitoriza progresul strategiei de business și a tuturor operațiunilor companiei este prin centralizarea datelor într-o bază de date accesibilă și cuprinzătoare.

Acest lucru se poate realiza, la un nivel mai limitat, folosind tabele Excel sau, la un nivel mai avansat și mai intuitiv, folosind un sistem automatizat. 

  1. Tehnologie performantă de citire și interpretare a datelor

Monitorizarea vehiculelor în timp real, a condiției acestora și a datelor de consum și, mai apoi, centralizarea informațiilor în rapoarte complexe necesită un echipament adecvat, cu toate funcțiile necesare.

Printre cele mai bune astfel de echipamente, incorporate în sistemele de monitorizare, se numără echipamentele telematice ce au la bază un cititor CAN BUS. 

Acestea transmit informații direct din bordul mașinii, informații importante despre starea vehiculului, precum:

  • Localizarea pe hartă;
  • Citirea consumului de carburant;
  • Date despre turație;
  • Utilizarea frânei, a ambreiajului sau a pilotului automat.

Astfel de echipamente stau la baza procesului de monitorizare, iar rezultatele obținute cu flota depind de buna funcționare a acestora.

Astfel, alegerea unui sistem de monitorizare eficient este esențială pentru a atinge țelurile dorite în ceea ce privește reducerea cheltuielilor. 

Pentru și mai multe informații despre funcționalitățile și beneficiile Nexus GPS Tracking pentru flot ta:

  1. Organizarea deplină a companiei și control deplin asupra operațiunilor

Monitorizarea activităților printr-un sistem automatizat înseamnă un flux de lucru intuitiv, consecvent și un ritm de lucru la capacitate maximă. În plus, vei fi pregătit pentru diverse scenarii sau situații imprevizibile și vei dispune de unelte ce vor face un proces foarte simplu din activitatea de coordonator.

Merită cu adevărat o astfel de investiție? 

Este perfect normal să te întrebi dacă o astfel de investiție merită sau dacă este doar o bătaie de cap în plus. 

Însă, cum o monitorizare a consumului și a operațiunilor din teren îți poate aduce o reducere a cheltuielilor de până la 30% și o recuperare a sumei investite în maxim 6 luni, răspunsul pare să fie de la sine înțeles – nu ai decât de câștigat.

Un sistem de monitorizare prin GPS îți va pune la punct afacerea atât în ceea ce privește organizarea operațiunilor și interacțiunea cu clienții, cât și în ceea ce privește performanțele pe care le vei obține cu echipa ta, oferindu-ți, în special, opțiuni precum:

  • comunicarea cu echipa și organizarea în timp real;
  • coordonarea rutelor în timp real;
  • monitorizarea statusului sarcinilor și a vânzărilor – incluzând informații actualizate despre interacțiunile cu clienții;
  • realizarea rapoartelor complexe cu privire la activitatea agenților, la condiția vehiculelor sau a nivelului de consum – orice gen de activitate va putea fi analizat, iar problemele vor fi astfel depistate din timp.
  • realizarea unui regulament intern de condus și de conduită, bazat pe rapoartele efectuate – astfel, agenții tăi vor fi mai responsabili față de resursele companiei, vor realiza toate sarcinile în timp util și vor avea grijă să prioritizeze mereu clienții.